Лекция
УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
В процессе финансово – хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, для покупки товаров, а также на иные хозяйственно – операционные нужды.
Подотчетными лицами могут быть только работники организации. По предприятию (приказом)должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств в подотчет.
Выдача денег на хозяйственно – операционные расходы производится в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Срок предоставления авансовых отчетов по всем расходам – три дня после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. Окончательный расчет по подотчетным суммам производится в срок, установленный руководителем.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется на активно – пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 предназначен для учета расчетов с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно – хозяйственные и командировочные расходы. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты или приобретенные ценности. Остатки подотчетных сумм, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (т.е. удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника). Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ ПО СЛУЖЕБНЫМ КОМАНДИРОВКАМ
На основании приказа руководителя бухгалтерия рассчитывает сумму и выдает аванс на командировочные расходы.
Состав затрат, включаемых в командировочные расходы, а также предельные их размеры, принимаемые при налогообложении прибыли, определяются Министерством финансов России (по заграничным командировкам по согласованию с Министерством иностранных дел России).
Для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение.
По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов. После утверждения отчета руководителем, он передается в бухгалтерию.
УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ ПО ХОЗЯЙСТВЕННО _ ОПЕРАЦИОННЫМ РАСХОДАМ
Под хозяйственно – операционными понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая оплату ГСМ, на оплату работ и услуг.
При этом следует учитывать:
- наличные денежные средства выдаются работникам в размере 10дневной потребности и на срок не более 15 рабочих дней;
- при покупке у физического лица сделка оформляется договором купли – продажи, который содержит данные физического лица – продавца товара;
- при покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, местожительство продавца и т. п.);
- приобретение ТМЦ в розничной торговле, канцелярских и хозяйственных товаров и т.д. должно подтверждаться чеком ККТ и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате. В общем случае кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный -служит своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров.
Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденных письмом Центробанка России от 04.10.93г. № 18, установлено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии предоставления полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Нарушение указанного правила может привести к уплате организацией штрафа в двукратном размере суммы произведенного платежа.
Учет расчетов с подотчетными лицами должен обеспечивать правильность и своевременность расчетов, поэтому он ведется по каждой выданной под отчет сумме и каждому подотчетному лицу в журнале – ордере №7, который позволяет вести синтетический и аналитический учет по счету 71.