Лекция №26
Лекция № 26 Организация документооборота. Отчеты по результатам проверок и сроки их предоставления.
Организация документооборота по охране труда в организации
Согласно требованиям всех современных систем управления работодатель должен разрабатывать и обеспечивать ведение документации (на бумажных носителях или в электронном виде), в которой устанавливаются и описываются все основные процедуры управления охраной труда в их взаимодействии.
Документация должна быть удобочитаемой, легко идентифицируемой, сопровождаться указанием даты введения в действие и срока действия документа. Документация должна храниться в течение установленного срока. Должен быть установлен порядок разработки, обновления, хранения и уничтожения документов различного вида. Этот порядок должен по мере необходимости корректироваться. При этом следует помнить, что документация обязательно должна быть в объеме, достаточном для ее результативного использования.
Делопроизводство по охране труда организуется в рамках общего порядка по документообороту у данного работодателя и осуществляется в соответствии с этим установленным порядком с учетом специфики работы по охране труда.
При организации документооборота следуют выделять:
- Внешнюю документацию.
- Документацию управления организацией.
- Документацию подразделения.
- Документы на рабочих местах.
Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
- Прохождение документов должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться.
- Следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным.
По окончании года проводится отбор документов, которые подлежат включению в опись и сдаче в архив. Заметим, что всю документацию по охране труда следует выдавать только под роспись, чтобы избежать недоразумений, связанных с небрежным обращением отдельных работников с документацией по охране труда, вплоть до ее потери.
Структурные (функциональные) подразделения отчитываются перед организацией в целом:
1. Ежемесячно:
- о проведенных проверках выполнения требований охраны труда комиссиями вышестоящих органов, органов государственного надзора и своими силами с указанием выявленных нарушений и выданных предписаний;
- о выполнении приказов, предписаний, решений совещаний по вопросам охраны труда с указанием невыполненных документов и причин невыполнения;
- о привлечении к дисциплинарной, административной, материальной, уголовной ответственности работников с указанием, за какие нарушения они привлечены;
- об изданных распоряжениях по вопросам охраны труда с указанием цели распоряжения;
- о производимых работах с привлечением сторонних организаций, с указанием принятых мер по обеспечению безопасности при производстве работ.
2. Один раз в полугодие:
- о количестве рабочих мест, подлежащих специальной оценке условий труда, с указанием количества рабочих мест;
- о количестве работников, повысивших квалификацию и прошедших обучение безопасным методам труда;
- о выполнении мероприятий, направленных на улучшение условий и охраны труда, с указанием количества мероприятий, фактических затрат, количества работников, которым улучшены условия труда.
3. Немедленно и в сроки, установленные соответствующими нормативными документами:
- о случаях приостановления работы основного оборудования с указанием причин;
- о случаях производственного травматизма с указанием числа пострадавших, в том числе со смертельным исходом, обстоятельств, причин и принятых мер;
- о происшедших опасных случаях (отказах оборудования, авариях, дорожно-транспортных происшествиях, пожарах и пр.) с указанием обстоятельств и причин.
Служба охраны труда отчитывается перед руководством организации (ее собственником или его представителями, например Советом директоров) не реже, чем один раз в год.
Организация-работодатель отчитываются перед органами государственного надзора, статистическими управлениями в сроки и по формам, установленным этими органами.