ПР 4 Автоматизация документооборота строительной компании
Тема: Автоматизация документооборота строительной компании.
Цель задания
Освоить принципы автоматизации документооборота в строительной отрасли: от анализа текущих процессов до внедрения цифровых решений и оценки их эффективности.
Задачи
1. Проанализировать существующую систему документооборота в строительстве.
2. Изучить современные цифровые инструменты для автоматизации.
3. Разработать схему электронного документооборота (ЭДО) для типового строительного проекта.
4. Отработать создание и согласование ключевых документов в цифровой среде.
5. Оценить экономический эффект от внедрения ЭДО.
Этап 1. Анализ текущего документооборота (1 час)
Шаг 1.
Идентификация документов
Составьте перечень основных документов строительного цикла (минимум
15 позиций), включая:
· договор подряда;
· акты КС‑2 и КС‑3;
· исполнительную документацию;
· сметы и спецификации;
· разрешения и согласования;
· журналы работ.
Шаг 2. Карта
процессов
Постройте схему движения документов:
· точки создания;
· маршруты согласования;
· сроки хранения;
· ответственные лица.
Результат: таблица с классификацией документов и схема их жизненного цикла.
Этап 2. Изучение цифровых решений (1 час)
Шаг 1. Обзор
платформ
Изучите возможности сервисов:
· «Цифровое управление строительством» (ЦУС);
· «Диадок»;
· «1С: Управление строительной организацией»;
· Google Workspace / Microsoft 365 для совместной работы.
Шаг 2.
Функции ЭДО
Выделите ключевые возможности:
· электронное подписание (ЭП);
· маршрутизация документов;
· версионность;
· интеграция с бухучётом;
· облачное хранение.
Результат: сравнительная таблица платформ с перечнем поддерживаемых функций.
Этап 3. Разработка схемы ЭДО (2 часа)
Шаг 1.
Определение этапов внедрения
Предложите поэтапный план (3–4 этапа) с указанием:
· пилотных процессов (например, согласование КС‑2);
· сроков внедрения;
· ответственных.
Шаг 2.
Ролевая модель
Распределите права доступа для участников:
· руководитель проекта;
· инженер ПТО;
· бухгалтер;
· подрядчик;
· заказчик.
Шаг 3.
Маршрутизация
Для 2–3 ключевых документов (например, акт КС‑2) постройте схему
согласования:
· последовательность этапов;
· сроки на каждом шаге;
· уведомления о задачах.
Шаг 4.
Интеграция с учётными системами
Укажите, как ЭДО будет взаимодействовать с:
· бухгалтерской программой;
· системой сметного расчёта;
· CRM‑системой.
Результат:
· план внедрения ЭДО;
· схема ролевой модели;
· примеры маршрутизации документов.
Этап 4. Практическая работа с документами (1,5 часа)
Шаг 1. Создание шаблона КС‑2 в цифровом формате
1. Используйте Google Sheets / Excel Online.
2. Внедрите формулы для автоматического расчёта:
o суммы без НДС: $\text{Количество} \times \text{Цена}$;
o НДС (20%): $\text{Сумма без НДС} \times 0{,}2$;
o итоговой стоимости: $\text{Сумма без НДС} + \text{НДС}$.
3. Добавьте поля для ЭП и комментариев согласующих.
Шаг 2. Имитация согласования
1. Настройте доступ для 2–3 участников (роли: инженер, бухгалтер, заказчик).
2. Проведите 2 цикла правок:
o внесение замечаний;
o ответные правки;
o финальное утверждение.
3. Зафиксируйте историю изменений.
Результат:
· заполненный шаблон КС‑2 с расчётами;
· протокол согласования с комментариями;
· скриншот истории правок.
Этап 5. Оценка эффективности (0,5 часа)
Шаг 1.
Расчёт экономии времени
Сравните сроки согласования документа в бумажном и электронном формате (пример
для КС‑2):
· бумажная версия: 5 дней (пересылка, подписи);
· электронная версия: 1 день (ЭП, уведомления).
Шаг 2.
Снижение затрат
Оцените экономию по статьям:
· печать и доставка документов;
· хранение архивов;